Autorin: Tina Jung , MBA
Praxisorganisation bedeutet nicht zwangsläufig viele Checklisten in Papierform. Oder viel Zeitaufwand, die auf Kosten der Patientenbehandlung geht. Vielmehr ermöglicht es eine effiziente Ressourcenverteilung sowie produktive Zusammenarbeit im Team. Welche Faktoren dabei maßgeblich
wichtig sind, erklären wir im folgenden Beitrag.
Wussten Sie, dass die teuerste Zeit von Ihnen und Ihrer Mitarbeiter jene Zeit ist, in der Sie über Abläufe nachdenken müssen? Also jene Zeit, in
der Sie auf einen anderen beschäftigten Mitarbeiter warten müssen, der eine entscheidende Aufgabe vergessen hat? Und vor allem jene Zeit, in der Sie repetitiven Fehlern nachgehen müssen, die in erster Linie nicht hätten entstehen müssen?
Man glaubt gar nicht, wieviel diese Zeit diese ungeplanten Aktivitäten im Arbeitsalltag einnehmen. Vor allem dann, wenn es darum geht, im Team
zusammenzuarbeiten und koordiniert Abläufe zu erledigen. Daher drängt sich in jeder gut organisierten Praxis die Frage auf: Wer macht was, wann und wie oft?
In eigentlich allen Unternehmen spielen Standards eine große Rolle – sie stellen sicher, dass Abläufe korrekt ausgeführt werden und die versprochene Qualität an den Kunden weitergegeben wird. Welche Vorteile versprechen diese Standards in der eigenen Ordination:
- Verbesserung der Zeiteffizienz durch genaue Teamkoordination sowie Fehlervermeidung
- Sicherheit durch etablierte Standards, die Mitarbeiter müssen keine (falschen) Entscheidungen treffen
- Fokussierung auf das Wesentliche durch Definition der gewünschten Prozessabläufe
- Einfachere Einschulung von neuen Mitarbeitern z.B. durch Verwendung eines Praxishandbuchs
- Sicherung der Qualität sowie Patientenzufriedenheit
- Regelmäßige Prozessanalysen decken Missstände auf und erlauben laufende Verbesserungen.
Die Vorteile von Standards können allerdings nur genutzt werden, wenn die Erstellung gründlich durchgeführt wird. Und hierfür ist es essenziell,
dass das gesamte Team eingebunden wird! Die Empfehlung ist daher: Beziehen Sie das Team in diesen Prozess mit ein, nutzen Sie Ihr Wissen und erhöhen Sie damit gleichzeitig das Engagement. Sind Mitarbeiter*innen nämlich aktiv an der Erarbeitung beteiligt, erkennen Sie selbst Optimierungspotenziale und die Selbstverantwortung wird gestärkt.
Wichtig ist, dass Standards „gelebt“ werden, und das beinhaltet auch deren regelmäßige Überprüfung und ggf. die Anpassung an neue Situationen. Ein (digitales) Praxishandbuch hilft Ihnen und Ihrem Team Standards zu implementieren.
Wir empfehlen Ihnen gleich zu Beginn Standards vor allem in folgenden Bereichen zu erarbeiten:
1. Patientenmanagement
Im Patientenmanagement spielen standardisierte Abläufe eine wesentliche Rolle. Sie garantieren die durchgängige Patientenorientierung und erleichtern das Arbeiten mit und an dem Patienten auch in stressigen Situationen. Beispiele sind ein Leitfaden für das Patiententelefonat, eine klare Übersicht über die Termineinteilung und Checklisten für die Vor- und Nachbereitung von Behandlungen.
2. Materialmanagement
Kennen Sie die Situation aus Ihrem beruflichen Alltag.. Sie starten in die Arbeitswoche und alle Tupfer sind aus? Wie kann das passieren jeder im Team weiß doch, dass diese täglich in großen Mengen benötigt werden? Keine Sorge. Sie sind sicherlich nicht der erste Mediziner, der regelmäßig gewünschte Praxisabläufe an das Team kommuniziert. Solche Fehlersituationen kommen gerne vor, wären jedoch mit einigen Standards und klaren Abläufen wirklich einfach zu verbannen. Hilfreich wären hier z.B. Material- und Lagerlisten, die beispielsweise in einem Verwaltungstool mittels QR Code gemanagt werden können. Als sehr nützlich hat sich auch das sogenannte CANBAN-Prinzip für die die Materialwirtschaft in Ordinationen gezeigt. In diesem Fall wird mit analogen oder digitalen Karteikarten gearbeitet. Da Details hierzu den Rahmen dieses Blogartikels sprengen würden, bitten wir Sie uns hierzu persönlich anzusprechen, sodass wir Ihnen nähere Informationen zur Verfügung stellen können.
3. Personalmanagement
Auch im Personalmanagement ist es ratsam standardisierte Abläufe und Checklisten einzuführen. Dies betrifft natürlich nicht nur das „Onboarding“, die systematische Integration neuer Mitarbeiter in die Ordination, sondern auch das „Offboarding“, wenn also Mitarbeiter Ihre Ordination wieder verlassen. Auch ein Klassiker, wenn es um das Ordinationspersonal geht: die Schlüsselübergabe. Behalten Sie stets den Überblick wie viele Schlüssel Sie ausgegeben haben und lassen sich den Erhalt mit einer Unterschrift bestätigen.
4. Qualitäts- und Hygienemanagement
Leider schreckt das Wort Qualitätsmanagement viele Ärzte schon zu Beginn ab, da sie damit ein Papierchaos mit unnötigen, starren Anweisungen verbinden. Das muss nicht sein! Wichtig ist, gemeinsam mit dem Ordinationsteam die Abläufe und Vorgaben zu betrachten und diese so flexibel wie möglich auf eure Ordination zu übertragen.
Ein Beispiel: Es ist nicht unbedingt notwendig die Unterlagen für Qualitätssicherung auszudrucken, es ist auch möglich diese digital und über andere Medien wie Fotos und Videos abzubilden. Wichtig ist, dass das Ziel der Qualitätssicherung und Risikominimierung stets im Fokus steht und alle Richtlinien eingehalten werden.
In folgenden Bereichen sind Standards sinnvoll und u.a. auch vorgegeben:
- Brandschutz
- Gesundheit & Arbeitsplatzsicherheit
- Hygiene
- Notfallvorsorge & -ausstattung
- Arzneimittelverfügbarkeit
- Suchtgift
- Apparative Ausstattung
- Ärztliche Fortbildungen
- Personaleinsatz
- Interne Kommunikation
- Patientensicherheit
- Beschwerde Management & unterwünschte Ereignisse
- Datenschutz
5. FinanzmanagementFalls Sie sich nicht gleich zu Beginn mit Ihren Finanzen beschäftigen und klare Standards einführen, könnte es am Monats- oder Quartalsende schnell zu der Situation kommen, dass die Tagesabschlüsse nicht mit den Rechnungen übereinstimmen. Außerdem könnten Sie sich stets aufs Neue ärgern, dass wichtige Belege für die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß bearbeitet wurden. Diese Sorgen müssen nicht sein und sind zu 100% vermeidbar. Legen Sie gleich zu Beginn im Team folgende Standards fest:
- Patientenverrechnung
- Ablauf Tagesabschluss
- Mahnwesen
- Buchhaltungsvorbereitung
- Finanzcontrolling
Diese Prozesse lassen sich hervorragend digitalisieren, beispielsweise durch die Verwendung eines digitalen Kontoauszugs sowie eines Systems zum Belegupload (unbedingt mit der zuständigen Steuerberatung absprechen).
Abschließende Worte einer Unternehmensberaterin:
Die zentralen Erfolgsfaktoren in den Anfangsjahren sind unternehmerisches Handeln, verbunden mit einer umfassenden Informationslage!
Daher leben, optimieren und überprüfen Sie Ihre Praxisabläufe kontinuierlich!
