„Wie gelingt eine papierlose Ordination mit dem INFOSKOP-Tool?“

Norbert Haimberger von SYNMEDICO beantwortet uns im Video-Interview folgende Fragen:

Digitale Ordination:  Die papierlose Ordination mit INFOSKOP
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Norbert Haimberger von SYNMEDICO beantwortet uns im Video-Interview folgende Fragen:

• Wie kann ich als Arzt/Ärztin INFOSKOP einsetzen, um den Patienten Check-In und den Aufklärungsprozess verbessern?
• Wie hilft mir das Tool dabei Ordinations-Standards einzuführen und Abläufe zu optimieren?
• Wie kann ich durch INFOSKOP das Patientenerlebnis und somit die Patientenzufriedenheit verbessern?

Tina Jung, MEDconcept:

tina.jung@medconcept.at
https://www.medconcept.at/

Norbert Haimberger, Synmedico:

norbert.haimberger@synmedico.at
https://synmedico.de/at/

Transkription:

TJ: Guten Morgen, danke, dass du uns heute das infoskop®-Tool vorstellst. Ich kenne es ja schon etwas genauer und für mich ist es wirklich der Inbegriff der papierlosen Ordination.

NH: Vielen Dank für die Einladung und dass ich infoskop® heute zeigen kann. Die Plattform ist ungefähr 8 Jahre alt. Wir haben mit Bildern und Videos begonnen, damit der Arzt/die Ärztin sich beim Aufklärungsgespräch einfach leichter tut und dieses dann auch dokumentieren kann. Mittlerweile haben wir die Online Anamnese, die kontaktlose Patienten Aufnahme und den Corona Scanner. Der Patient kann somit seine Gesundheitsfragebögen schon zu Hause ausfüllen.

Ich erklär gleich mal ganz praktisch, wie das funktioniert. Oben haben wir unsere Menüführung, ich kann hier auf den ersten Reiter gehen, dann habe ich da meine Patienten. Jetzt drück ich auf eine Patientin – sagen wir zum Beispiel Sandra Klein. Hier scheint eine Anamnese Warnung, da die
Patientin bei Bleaching und Lachgassedierung auf „Ja“ gedrückt hat. Der Gesundheitsfragebogen ist nicht nur ein medizinisch indizierter Fragebogen mit den entsprechenden Einwilligungen und für den Datenschutz, sondern man kann selbstverständlich auch Marketingfragen stellen. Dies wird auch sehr gut angenommen. Somit weiß ich, von wo kommt der Patient, was hat er für Beratungswünsche. Dies kann man dann gleich automatisch delegieren, was ja in den seltensten Fällen von der Organisation in den meisten Praxen nicht möglich ist.
Wenn ich aber meine Privatleistungsanteile erhöhen oder auf etwas hinweisen will, kann ich einfach auf öffnen drücken und automatisch wird ein passendes Erklärvideo abgespielt. Auch zugeschickte oder selbstgemachte Röntgenbilder kann ich am Tablet oder durch verbinden mit
einem Bildschirm dem Patienten zeigen und darauf einzeichnen. Der Patient sieht aufgrund des Rollenspiels und meiner Einzeichnungen, worum es geht und am Ende kann ich es dem Patienten rechts- und DSGVO-konform per Mail nach Hause schicken, sodass er es gleich am Handy hat und
auch mit seiner Familie über den Eingriff sprechen kann. Wenn ich hier oben in der Menüleiste auf den Reiter „Bilder“ gehe habe ich jetzt hier zum Beispiel die Abteilung Fuß OP mit verschiedenen Operationsmethoden und Bilderketten. Somit kann ich dem Patienten bildlich unterstützt den Ablauf der Behandlung zeigen. Dies erleichtert vor allem die Aufklärung bei Patienten mit anderer Muttersprache, aber auch viele Österreichische Patienten haben oft ein Verständnisproblem. Anhand der Bilder kann ich dem Patienten zeigen, was genau gemacht wird und Notizen dazuschreiben. Somit erzeuge ich dem Patienten sozusagen ein Merkbild. Natürlich kann ich auch selbst ein Foto machen und einbinden. Genauso kann ich noch Videos herzeigen und darauf einzeichnen. Das eingezeichnete Bild wird ebenfalls auf dem Aufklärungsbogen angezeigt.

Am Schluss gehe ich dann nochmal alles mit den Patienten durch und abschließend kommt dann die Einwilligung sowie die Unterschrift. Der Patient kann entweder gleich am Tablet unterschreiben oder zu Hause auf jedem Touchfähigen Gerät. Auf unserem pdf. finden wir dann den Zeitsstempel, wann unser Gespräch stattgefunden und wie lange es gedauert hat.
Somit hat unser Patient zum ersten Mal ein wirklich individualisiertes Aufklärungsgespräch mit allen Dingen, die ich ihm gezeigt habe inklusive meiner handschriftlichen Notizen. Am Ende habe ich auch die Möglichkeit, alles auszudrucken oder das Dokument mit einem Passwort versehen dem Patienten nach Hause zu schicken. Abschließend drücken wir noch auf „Sichern“ und das Dokument ist automatisch in der Verwaltungssoftware abgespeichert.

TJ: Jetzt hast du uns ja ganz tolle Bilder und auch die Aufklärungsbögen gezeigt, kannst du uns kurz sagen, für welche Fachrichtung ihr das alles habt? also Bild, Videomaterial als auch die Aufklärungsbögen.

NH: Also an sich haben wir fast alle Fachgruppen. Es geht hier einfach darum, welche Aufklärungsbögen brauche ich? Welche Behandlungen mache ich überhaupt? Wir haben derzeit etwa 1200 verschiedene Behandlungen, die wir mit Bögen, Bild und Videomaterial hinterlegen.

Wir haben jetzt beispielsweise eine sehr große Praxis in der Endoskopie – rein nur Magen-Darm-Spiegelungen mit 12000 Eingriffe im Jahr. Der Arzt hatte schon sehr viel eigenes Bild und Videomaterial, welches wir einfach ebenfalls in infoskop® integriert haben. Wenn man von Industriepartnern etwas bekommt, dann kann man das ebenfalls in unserem System implementieren.

TJ: Wie kann ich mir das vorstellen? Jede Praxis hat ja eigentlich eine PVS, gibt es eine Schnittstelle, wie organisiert ihr das?

NH: Wir haben eine Software, die ist lokal installiert, direkt auf eurem Server und dann haben wir iPads, so viele eben in der Praxis notwendig sind und diese iPads sind über WLAN mit unserer Software verbunden. Die Software ist wiederum selbst über eine Schnittstelle mit der PVS verbunden. Lokal direkt in der Praxis wo eben auch die PVS oder das KISS System installiert ist. Am besten dort, wo auch die Patienten- und Röntgendaten liegen.

TJ: das würdet aber alles ihr von synMedico übernehmen oder? Also das heißt, wenn ich als Arzt Interesse habe, jetzt aber technisch alles immer ausgelagert hab, würde ich euch meinen Techniker Kontakt geben und ihr würdet das organisieren?

NH: Ja, die meisten Standard-Schnittstellen gibt es schon bzw. bilden wir schon ab, aber sollte es hier eine „letzte Meile“ geben, die wir machen müssen, dann gehen wir die von unserer Seite. Es gibt nur eine einzige Theoretische Einschränkungen, nämlich, dass die PVS, die der Arzt oder die Ärztin im Einsatz hat, sich weigert, irgendwelche Schnittstellen zu geben. Aber das haben wir noch nie erlebt.

TJ: Was für mich ganz wichtig ist immer, dass man auch die Praxis Prozesse verbessern und optimieren kann. Ihr habt da ja verschiedene Möglichkeiten, zum einen den Online Check-In. Vielleicht kannst du auf den nochmal kurz eingehen – gerade jetzt in der Corona Zeit.

NH: Die Anamnese bzw. der Gesundheitsfragebogen befindet sich dann so zusagen auf der Website des Arztes, natürlich auch in dem jeweiligen Layout und der Patient klickt sich dann einfach durch, wie es am iPad auch wäre. Wenn man beispielweise etwas nicht ausfüllt, meldet sich automatisch das System, dass die Daten ausgefüllt werden müssen. Genauso kannst du es sogar auch in der Ordination haben mittels QR-Code. Wir haben dann so kleine Aufsteller, die der Patient abfotografieren und alles am Handy ausfüllen kann. Ich kann auch Felder machen, die voneinander abhängig sind. Das heißt, wenn ich rauchen ja anklicke, dann will ich noch wissen, wieviel Zigaretten am Tag. Ich kann hier wirklich innerhalb dieses Fragebogens nicht nur sicherstellen, dass alles ausgefüllt ist, sondern erspare den Mitarbeitern enorm viel Zeit, Arbeit und Telefonterror. Wenn ich einen Online-Terminkalender habe, habe ich auch eine höhere Showrate, dass heißt, ich hab‘ eine höhere Termintreue. Der Patient kommt auch viel, sicherer, wenn er sich einfach nur noch anmelden muss. Sehr viele ältere Leute, die dann von den Kindern oder von den Nachbarn oder von wem auch immer sozusagen Unterstützung beim Ausfüllen des Gesundheitsfragebogens brauchen, tun sich zu Hause in einer intimen Atmosphäre einfach leichter. Der Online Check-In ist eine wunderbare Alternative. Ich habe jetzt sozusagen eine bessere Taktung.

TJ: Naja, vor allem hat man ja die Wahl, man muss es ja nicht nutzen. Man kann ja auch sagen, ich möchte das IPad nutzen?!

NH: Genau richtig.

TJ: Würdest du vielleicht noch auf 2 Themen eingehen, die mir total wichtig sind? Zum einen das Marketing Thema und zum anderen das Standard Thema.

NH: Ja, sehr gerne. Also zum Marketing muss man sagen, im Grunde ist in der Praxis auch sehr wenig Zeit, die eigenen Privatleistungen noch herauszustreichen. Beste Erfahrungen haben wir mit Ankündigungen am iPad gemacht, da der Patient sich schon vorab z.B. die Prophylaxe-Leistung als Video anschauen kann. Nur etwa 30% der Patienten in Österreich sind auch zweimal im Jahr, regelmäßig bei der Mundhygiene. 95% der Patienten haben überhaupt keinen Paradontal-Status. Sie werden einfach nicht beraten, kommen wenn es wehtut. Das wird repariert und das wars. Es ist einfach keine Zeit auf die Leistungen einzugehen und da helfen einfach Visualisierungen, die der Patient während seiner Wartezeit sehen kann. Entweder auf einem Bildschirm, auf der Website oder auf einem Wartezimmerbildschirm. Oder eben so wie ich es vorher gezeigt habe auf dem iPad. Hier gibt es dann den sogenannten Patientenmodus, das heißt, der Patient kann sonst nichts sehen auch keine anderen Patientendaten. Automatisch ist auch hinterlegt, dass der Patient dieses Video angeschaut hat. Dadurch hat man auch die Möglichkeit, diese Dinge dann statistisch auszuwerten. Ich kann sehen, welcher Mitarbeiter hat was wie oft hergezeigt und wie war das Feedback des Kunden.

TJ: Ein zweites Thema ist, Standards in den Ordinationsprozessen schaffen, kannst du auf dieses Thema noch kurz eingehen? Also uns da 2 Beispiele nennen.

NH: Also man kann in Wahrheit das subsumieren mit „alle Zettel eine App“, so könnte man es formulieren.

TJ: Einfach papierlos, oder?

NH: Ja richtig also am Anfang haben wir eigentlich nur die Patientenkommunikations-Seite dokumentiert und dann kamen aber von der Kundenseite, wie es natürlich immer ist die Besten Ideen und Tipps. Man muss dann halt auch zuhören und das tun wir eigentlich. Wir haben immer noch nach jetzt fast 8 Jahren, einen kleinen Start-Up Charakter, sind immer noch ganz offen mit den Ohren, wenn es um irgendwelche neuen Ideen geht. Und eine dieser Ideen ist eben unter anderem ich möchte gerne für alle neuen Mitarbeiter und auch für die bestehenden eine Checkliste haben für Unterweisungen und diese auch dokumentieren. Genauso wie das Thema Brandschutz einmal im Jahr sowie Hygieneüberprüfungen. Da gibt es ganz viele Cases auch wenn es z.B. nur der Urlaubszettel ist. Ebenso schicken Zuweiser oder Labore Befunde an die Mailadresse vom iPad. Diese Dinge kann ich dann einfach in infoskop® öffnen und weiterbearbeiten. Genauso kann ich dann einfach einem neuen Mitarbeiter alle Abläufe besser zeigen.

Genauso wichtig ist, dass man mit seinem Netzwerk Admin spricht, da unsere Software ja dann auf dem Server des Arztes liegt. Aber dies wird alles vorab beim sogenannten Onboarding abgeklärt.

TJ: Wie kann man als Arzt vorgehen? Man kontaktiert dich einfach und ihr macht eine Vorstellung von infoskop®?

NH: Also wir haben an sich jetzt seit Corona, sehr gute Erfahrungen gemacht, mit dem Format wie wir es jetzt haben. Das man quasi mit dem Arzt ein vertrauensvolles Gespräch führt, ganz unverbindlich, wie wir die Prozesse anpassen. Das heißt, wenn sich jemand schon Gedanken gemacht hat, wie er moderner und effizienter arbeiten will, soll er sich einfach mal melden und wir gehen alles gemeinsam durch. Was sind die Ziele? Der eine will mehr verkaufen machen, der andere will ins Image investieren, der Dritte Online Dokumente haben, der Vierte will einfach den Papierkram weg haben und der Fünfte Forensisch besser abgesichert sein. Jeder hat sozusagen eine andere Motivation, warum er digital werden möchte. Man geht auch von den Skills der Mitarbeiter und von der Zielsetzung aus, was man damit erreichen möchte.

TJ: Perfekt danke dir auf jeden Fall für die Vorstellung.