Online-Rezeptions-Assistenten für Arztpraxen

Vorteile – Analyse

Die Abläufe am Empfang gehören zu den am stärksten belasteten Bereichen einer Ordination. Dauertelefonate, hoher Dokumentationsaufwand, Rückfragen zu Rezepten oder Krankmeldungen und die Organisation von Terminen führen häufig zu Stresssituationen – sowohl für das Team als auch für die Patient:innen.

Gleichzeitig steigen die Erwartungen an digitale Services und einfache Kommunikationswege – sowohl auf Seiten der Patient:innen als auch immer öfter beim Praxis-Team.

Können Online-Rezeptions-Lösungen einen strukturierten Ansatz liefern, um diese Herausforderungen effizient zu lösen. Das Versprechen ist bei diesen Anbietern ja, dass sich wiederkehrende Routinetätigkeiten vom Empfang in digitale Prozesse auf der Website verlagern und damit spürbare Entlastung im Ordinationsalltag schaffen. Wir haben uns „ORA“ von synMedico exemplarisch für diese Art von Lösungen angesehen.

1. Zentrale Herausforderungen in Ordinationen

Viele Ordinationen kennen ähnliche Problemfelder:

Hohe Telefonbelastung und eingeschränkte Erreichbarkeit
Unzufriedene Patient:innen aufgrund langer Wartezeiten
Umsatzausfälle durch verpasste oder kurzfristig abgesagte Termine
Überlastetes Team und zunehmender Personalmangel

2. Was ORA leistet – Funktionen im Überblick

ORA deckt zentrale Bereiche der Patientenkommunikation und Prozessorganisation digital ab:

Digitale Patientenaufnahme

Anamneseformulare, Signaturen & Dokumente vollständig digital
Einheitliche Dokumentation ohne Medienbrüche

Terminvereinbarung & Terminerinnerungen

Direkt auf der Website integrierbare Online-Buchung
Automatische Terminerinnerungen zur Verbesserung der Termintreue

Digitale Kommunikation

Messenger-Funktion und KI-Chatbot für:
- Rezeptbestellungen
- Krankmeldungen
- Anfragen & Rückfragen
- Dokumentenübermittlung (Befunde, Bilddaten etc.)

Automatisierte Workflows

Dokumente, Formulare und Befunde werden strukturiert erfasst
Vollständige Integration in bestehende Praxissoftware – ohne zusätzliche Tools oder Papierprozesse

Durch diese gebündelten Funktionen entsteht ein zentraler Patientenservice auf der Website der Arztpraxis, der große Teile der täglichen Routine automatisiert.

3. Was versprechen Anbieter von Online-Rezeptions-Lösungen?

Ordinationen, die ORA einsetzen, berichten laut Flyerangaben von deutlichen Verbesserungen (link zum Unternehmensflyer):

bis zu 40 % weniger Aufwand am Telefon und Empfang
deutliche Entlastung des Teams bereits nach kurzer Zeit
Steigerung der Termintreue durch automatisierte Erinnerungen
bessere Erreichbarkeit und schnellere Abläufe
Moderner, digitaler Service für Patient:innen

Diese Versprechen sind allerdings nur dann zu erreichen, wenn die Praxis Ihren Betrieb und Ihre Kommunikation mit Patienten am Telefon, auf dem Anrufbeantworter bis zum Wartezimmer-TV-Programm auf diesen neuen Patientenservice abstimmt. Eingeschränkte Telefonzeiten helfen ebenfalls mit, dass die „digitalen Patienten“ viele administrative Aufgaben auf der Praxiswebsite selbstständig erledigen.

Die Erfahrung von Praxen, die schon so eine Lösung einsetzen zeigt, dass Patient:innen, tendenziell weit weniger in der Ordi anrufen, sobald sie erfolgreich ORA genutzt haben. Dieser Umstieg der Patienten zur Praxiswebsite schafft sowohl organisatorische als auch qualitative Vorteile für die Praxis – eine Voraussetzung, um Praxisabläufe langfristig zu stabilisieren.

Moderne Patientenkommunikation = moderne Medizin

Viele ordinationsinterne Prozesse lassen sich heute digital effizienter abwickeln. Moderne Medizin bedeutet daher auch moderne Kommunikation – und ist auch ein Zeichen für Kompetenz in der Arztpraxis. Eine Online-Rezeption unterstützt diesen Wandel, indem wiederkehrende Anfragen automatisiert werden, wodurch mehr Zeit bleibt für die persönliche Betreuung der Patienten. ORA eignet sich besonders für Ordinationen, die: