In der Digitalisierung – ich bevorzuge den Ausdruck „Digitale Transformation“ – ergeben sich mehrere Handlungsfelder für die Praxis.

Konkret sind dies…

• Mindset: Wir setzen Technologien ein, welche Daten liefern, die wir als Faktengrundlage zur Optimierung unserer Prozesse brauchen. Die Anschaffung und Nutzung dieser Technologien ist in der Praxisstrategie verankert. Chancen/Risiken, Stolpersteine, Stärken und Schwächen in Einklang mit dem eingeschlagenen Weg werden erkannt und angegangen.

• Kultur: Gefordert ist eine Praxiskultur, welche die Vernetzung von Kompetenzen, rasche Implementierung von Innovationen hervorbringt und einen hohen Patientenfokus aufweist.
• Wertewandel: Durch die Digitalisierung sind wir von einem tiefgreifen- den Wertewandel betroffen. Offene Kommunikation, ein hohes Mass an Transparenz, Partizipation, Authentizität und Empathie sind von Mitarbeitenden und Patienten gleichermassen gefordert.

Gibt es besonders geeignete Technologien und Tools, um die Transformation und den Wertewandel zu unterstützen?

In der Folge ordne ich einige Tools ein, die mir in meiner eigenen Privat- Praxis besonders bedeutende Dienste leisten. Diese Auflistung orientiert sich an einer typischen Prozesslandkarte. Sie erhebt weder den Anspruch auf Vollständigkeit noch auf Wissenschaftlichkeit, sie basiert lediglich in unserer guten Erfahrung.

Tool 1) Wissen, wie es geht: Management- und Wissens- plattform

Auf der praxiseigenen Plattform (Q.wiki) erarbeiten wir gemeinsam alltagsrelevantes Wissen, verändern und konservieren es und machen es allen Mitarbeitenden zugänglich.

Dieses Wissen steht auch bei Abwesenheit eines Mitarbeitenden für alle anderen zur Verfügung. Workflows erarbeiten wir interaktiv respektive kollaborativ als gemeinsames Regelwerk respektive Handbuch. Dieses erfreut sich einer äusserst hohen Akzeptanz, weil das Wissen dort zur Verfügung steht, wo es gebraucht wird. Als Nebeneffekt erfüllt Q.wiki sämtliche Anforderungen an ein Qualitätsmanagement. Dokumentation, Nachvollziehbarkeit, Versionierung sind einige Aspekte, welche digital und automatisiert ablaufen und daher das QM essenziell entlasten.

Fazit: Dieses Tool hat bei uns wohl den grössten Impact in Bezug auf eine New-Work-Kultur und es entspricht vielen Forderungen an den Transformationsprozess. Zudem schaffen wir mit den dokumentierten und strukturierten Prozessen die Basis für spätere Automatisierung.

Tool 2) Wissen, um wen es geht: Praxisverwaltungssoftware (PVS)

Im Bereich „Wissensmanagement“ hat die Praxisverwaltungs-Software einen ebenbürtigen Stellenwert wie Q.wiki. Sie ist die Zentrale in Bezug auf alle patientenrelevanten Informationen. Hier werden Stammdaten, Zahnstatus, Parostatus und die elektronische Krankengeschichte geführt. Aber auch die Agenda, die Tariferfassung, Abrechnung und das Debitorenwesen sind IT-unterstützt. Praxisverwaltungs-Softwares (PVS) sind schon lange nicht mehr aus dem Alltag der Zahnarztpraxis wegzudenken. Unsere PVS dient zudem als patientenspezifisches Kommunikationstool, zum Beispiel beim Pendenzenwesen, oder als wichtige Schaltstelle zu anderen Softwares. Über VDDS-Schnittstellen können direkt aus dem Patientendossier Spezialprogramme eröffnet wer- den. Diese empfangen die spezifisch notwendigen (Stamm)-Daten.

Als äusserst effizient hat sich die detaillierte und oft „klickeinfache“ Dokumentation der Krankengeschichte mittels prozessspezifischer Formulare erwiesen. Hier werden die klinischen Standard-Prozeduren (SOP) direkt in der Krankenakte hinterlegt.

Fazit: Das standardisierte Erfassen der Krankengeschichte und aller Patientendaten wird uns künftig die notwendige
Basis zu einer personalisierten Zahnmedizin liefern.

Tool 3) 1001 Verbrauchsartikel verwalten: Materialwesen

Damit wir unsere zahnärztlichen Leistungen ausführen können, greifen wir auf zirka tausend Artikel und Verbrauchsmaterial zurück. Deren Überwachung ohne IT-Unterstützung ist schier unmöglich. Es darf niemals ein Artikel fehlen, das Ablaufdatum muss stets überwacht werden, Fehlbestellungen sollen vermieden werden. Mich überzeugen speziell die Tools, welche die hocheffiziente strichcodebasierte Erfassung aller Materialbedürfnisse, die Lieferantenverwaltung, sowie die Eingangs- und Lagerkontrolle ermöglichen.

Fazit: Das Materialwesen wird vereinfacht, transparent gemacht und ist so effizient zu führen.

Tool 4) Hält den Laden sauber: Wartung und Hygiene

Welches Gerät muss wann gewartet werden? Wie oft wurde es bereits repariert? Wie hoch sind die bisherigen Reparaturkosten? Sollten wir bald den Ersatz ins Auge fassen? Welche periodischen Arbeiten in der Praxis stehen an, etwa die Röntgen-Konstanzprüfungen? Diese Fragen können wir heute einfach über das Standard-Programm Outlook lösen. Die Funktionalitäten Terminverwaltung, Dokumenten- Sammlung und Historie lassen sich hier sehr gut abbilden. Der wöchentliche Wartungsplan stellt dabei das sichtbare Führungsinstrument in der Wartung dar. Neu und als QSS-Stand- Alone-Lösung oder in Ergänzung zum bestehenden QM-System ist die komplett digital geführte App von medmonitor.swiss (https://medmonitor.swiss) zu erwähnen. Alle hygienerelevanten QS-Standard-Prozeduren sind sehr übersichtlich mittels Tablet-PC begleitet und bisweilen mit Bild und Unterschrift perfekt dokumentiert. Sie können zentral gesteuert und jederzeit praxisspezifisch angepasst werden.

Gastbeitrag von Dr. Thomas Müller, Schaffhausen

dentalJournal 04/2022