Wenn Sie überlegen, ein solches System in Ihrer Praxis oder Gesundheitseinrichtung einzuführen, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag wichtige Überlegungen vorab bereitstellen. Denn bei der Inbetriebnahme eines Online-Terminkalenders in einer Arztpraxis oder Gesundheitseinrichtung gibt es einige wichtige Faktoren, die beachtet werden müssen. Diese sorgen dafür, dass der Übergang zu einem Online-Terminbuchungssystem reibungslos verläuft und dass alle Vorteile, die es bietet, vollständig genutzt werden können.
Zunächst sollte sichergestellt werden, dass das Online-Terminbuchungstool für die Bedürfnisse Ihrer Praxis geeignet ist.
Sie sollten sich gut über die verschiedenen Anbieter informieren und das System sorgfältig auswählen, das am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Denn das Angebot der entsprechenden Tools ist groß:
- Wenn vorhanden: Das eigene System des Arztinformationssystem-Herstellers
- Tools, die eine Schnittstelle zum eigenen Arztinformationssystem aufweisen
- Online-Buchungsportale und -plattformen
- Marktführer und andere gängige Dienste
Um die Koordinierung der Termine mit einem Online-Dienst maximal effizient abzuwickeln, bedarf es einer Integration in den eigenen digitalen Hauptkalender. Denn nur so ist es möglich, die Terminvereinbarung in Echtzeit und ohne Doppelbuchungen zu ermöglichen. Denn schlussendlich wird eine Terminvereinbarung über das Telefon oder direkt vor Ort in der Praxis weiterhin möglich sein. Die Online-Terminbuchung ergänzt die klassischen Wege der Terminvereinbarung, löst diese aber nicht zur Gänze ab.
Achten Sie auch auf die Anpassbarkeit der Anwendung. Es ist wichtig, dass das Online- Terminbuchungstool an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Praxis angepasst werden kann, z.B. durch flexible Zeitpläne und die Möglichkeit, mehrere Ärztinnen und Ärzte und Behandlungsräume zu verwalten. Wenn es hier bereits beim ersten Setup zu Schwierigkeiten kommt, so überlegen Sie sich gut, ob dieses Tool wirklich das richtige Tool für Sie ist, denn in Zukunft möchten Sie bestimmt noch Optimierungen vornehmen.
Ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Auswahl eines Systems entscheidend ist, ist die Möglichkeit, mit den Patientinnen und den Patienten über das Online-Terminbuchungstool zu kommunizieren, z. B. durch E-Mail-Erinnerungen oder SMS-Benachrichtigungen.
Auch die Datensicherheit ist ein wichtiger Aspekt bei der Implementierung eines Online-Terminbuchungssystems.
Medizinische Einrichtungen sind verpflichtet, vertrauliche Patientendaten zu schützen, und es ist wichtig, dass das gewählte System diese Anforderungen erfüllt. Stellen Sie sicher, dass das System regelmäßig gewartet und aktualisiert wird und dass es den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht.
Prüfen Sie gleich zu Beginn, ob Ihnen ein guter Kundensupport bereitgestellt wird, falls es zu Problemen oder Fragen kommt.
Auch die Benutzerfreundlichkeit ist ein wichtiger Faktor. Das System sollte einfach zu verstehen und zu bedienen sein, sowohl für Patientinnen und Patienten als auch für Ihr Personal. Eine gut gestaltete und intuitive Benutzeroberfläche kann dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und die Akzeptanz des Systems zu erhöhen. Schließlich sollte auch die Schulung des Personals berücksichtigt werden. Das Personal sollte gut ausgebildet werden, um das Online-Terminbuchungstool effektiv und effizient nutzen zu können.
Mit der richtigen Wahl des Systems und der richtigen Implementierung kann die Online-Terminbuchung stark dazu beitragen, das Personal in der Praxis zu entlasten und die Zufriedenheit der Patientinnen und Patienten zu erhöhen.
