Vom Zettelchaos zur effizienten Buchhaltung

Autorin: Tina Jung , MBA

Im medizinischen Alltag bleibt oft wenig Zeit, sich intensiv mit Themen wie Buchhaltung, Steuern und Co. zu beschäftigen. Dabei sind diese Aspekte häufig wegweisend für den Ordinationserfolg! In diesem Zusammenhang möchten wir einen kurzen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Buchhaltung geben und dabei auch die Sichtweise eines Steuerberaters berücksichtigen.

Mit der richtigen Buchhaltung zum wirtschaftlichen Erfolg
Die Buchhaltung stellt einen zentralen Baustein für die Praxissteuerung dar, da sie jeden Ordinationsprozess erfasst und diese in die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen herunterbricht. Durch deren Analyse können Sie die finanzielle Lage Ihrer Praxis transparent nachvollziehen sowie erste wirtschaftliche Prognosen für die Zukunft erstellen.

Die Buchhaltung ist daher eine unersetzbare Grundlage zur Ermittlung der Rentabilität sowie Umsatzentwicklung Ihrer Praxis. Deren Prognosen sichern Ihnen letztendlich die Liquidität Ihrer Ordination! Darüber hinaus ist die ordnungsgemäße Buchhaltung eine gesetzliche Pflicht, da anhand der Einnahmen – und Ausgaben – Rechnung die Steuerhöhe berechnet wird.

Gewinnermittlung – wie berechne ich den Gewinn meiner Ordination?

Als Arzt wird Ihr Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt. Dabei werden alle Ausgaben von den Einnahmen abgezogen, weshalb Sie unbedingt alle Belege aufbewahren sollten. Um eine lückenlose Belegerfassung sicherzustellen, gilt es jeden Beleg – sowohl Bar- als auch Bankbelege – abzulegen. Jeder Geschäftsfall sollte einzeln erfasst werden, wobei vor allem die Bareinnahmen täglich im Einzelnen festgehalten werden müssen.

Durch die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird der Gewinn Ihrer Ordination ermittelt und somit können Sie damit den Überblick über Ihre Praxisfinanzen behalten. Beachten Sie, dass Honorarnoten, die beispielsweise im Dezember 2022 ausgestellt und erst im Januar 2023 bezahlt werden, erst im neuen Jahr als Einnahme berücksichtigt werden dürfen. Weitere Informationen zur Gewinnermittlung für Mediziner finden Sie in zukünftigen Artikeln.

Belegerfassung – was gilt es als Mediziner zu beachten?

Es ist entscheidend, dass Sie sämtliche Belege (Bar- als auch Bankgeschäfte) aufbewahren. In Arztpraxen werden üblicherweise folgende Belege verwendet:

• Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern (z.B. Arzneimittelkäufe, Ordinationsreparaturen, Steuerberater-Honorare)
• ausgehändigte oder versendete Honorarnoten an Patienten
• Zahlungsbestätigungen
• Gutschriften und dergleichen

Sie sollten Ihre Bankbelege (d.h. Kontoauszüge) lückenlos sammeln und den zugehörigen Honorarnoten und Rechnungen zuordnen.

Tipp: Gewähren Sie Ihrem Steuerberater Zugriff auf Ihren digitalen Kontoauszug und stellen Sie die Belege digital zur Verfügung. Somit
ersparen Sie sich hier Zeit und Wege. Hier ist allerdings unbedingt zu beachten, dass die digitalen Belege revisionssicher bei Ihnen aufbewahrt werden.

Barbelege müssen chronologisch nach Datum sortiert werden. Seit einigen Jahren gibt es besondere Vorschriften für Bareinnahmen, bei denen jeder
Geschäftsfall einzeln erfasst werden muss – und zwar nicht nur als Tagessumme, sondern einzeln in einem EDV-Journal oder Kassabuch.

Die Buchhaltung – ein unverzichtbares Instrument

Eine effiziente Buchhaltung bestimmt häufig das wirtschaftliche Potenzial einer Arztpraxis. Sie stellt dabei ein unverzichtbares Instrument für den Mediziner dar, um die Ordination betriebswirtschaftlich besser zu organisieren und erfolgreich zu führen. Aus diesem Grund empfehlen wir diesem Praxisbereich die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken.

Tina Jung, MBA

MEDconcept Unternehmensberatung GmbH
Schönbrunner Straße 218-220/ Stg. B/ 7.OG (U4 – Center), 1120 Wien

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