Terminbasierte Zahnarztpraxen sind auf eine durchdachte Planung angewiesen. Bleiben Patienten ohne Abmeldung fern oder sagen erst kurzfristig ab, entstehen Leerzeiten und finanzielle Verluste. Diese Problematik beschäftigt die Justiz kontinuierlich: Gerichte müssen immer wieder klären, unter welchen Umständen und in welcher Größenordnung Ausfallgebühren rechtmäßig erhoben werden dürfen.
Rechtssichere Ausgestaltung:
Angemessene Bedingungen und faire Höhe
Für die gerichtliche Durchsetzbarkeit von Ausfallentgelten sind besonders diese Aspekte relevant:
- Zumutbare Absagefrist:
Bei kurzfristigen Stornierungen wenige Stunden vor dem Termin kann die Praxis den Slot meist nicht mehr anderweitig belegen. Aufwändige Behandlungen rechtfertigen längere Vorlaufzeiten für die Planungssicherheit. - Angemessene Pauschalhöhe:
Das Ausfallentgelt darf das Honorar, das bei durchgeführter Behandlung entstanden wäre, nicht überschreiten. - Verrechnung alternativer Erlöse:
Lässt sich der freigewordene Termin kurzfristig an andere Patienten vergeben, sind diese Einnahmen gegenzurechnen.
Rechtskonforme Umsetzung
Eine durchdachte Vorbereitung umfasst verschiedene Schritte von der Patienteninformation bis zur Dokumentation:
- Klare Mitteilung:
Informieren Sie Patienten bereits bei der Terminbuchung (mündlich oder elektronisch) darüber, dass Ihre Praxis nach dem Bestellprinzip arbeitet und bei unentschuldigtem Fernbleiben möglicherweise Ausfallentgelte anfallen. - Verhältnismäßige Stornierungsfristen:
Gestalten Sie die Fristen so, dass Patienten bei unkomplizierten Behandlungen auch kurzfristiger umplanen können, ohne hohe Ausfallkosten zu riskieren. Bei aufwändigen Terminen ist eine längere Vorankündigung sinnvoll. - Dokumentierter Beleg:
Erstellen Sie eine schriftliche Bestätigung (etwa per E-Mail oder Bestätigungsbogen), die das Ausfallentgelt verständlich erklärt. So können Sie im Konfliktfall nachweisen, dass der Patient informiert war.
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Unsere Praxiserfahrungen zeigen deutliche Verbesserungen:
Anhand unserer Erfahrungen durch die transparente Kommunikation von Ausfallentgelt-Bestimmungen werden zwei bedeutende Fortschritte erzielt:
- Erhöhte Termintreue:
Die Zuverlässigkeit bei Terminen steigt um 80 bis 85% – praktisch kein Termin fällt mehr ungenutzt aus. - Dauerhafte Effekte:
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Diese Strategien fördern nicht nur die wirtschaftliche Stabilität der Praxis, sondern verbessern auch die Vorhersagbarkeit und somit die Qualität der Patientenbetreuung insgesamt.
